Informace o zpracovávaných osobních údajích a jejich ochraně (GDPR)

V tomto přehledu naleznete informace o tom, jaké Vaše osobní údaje zpracováváme, proč je zpracováváme a jak zajišťujeme jejich ochranu.

1. Kdo Vaše údaje zpracovává?

NEKTON – Vrňata, s.r.o.
se sídlem K Lesu 758/49, 142 00 Praha – Libuš
IČO: 264 90 161

2. Proč Vaše osobní údaje zpracováváme?

Vaše údaje zpracováváme převážně proto, abychom Vám mohli nabízet a poskytovat služby, o které jste projevili zájem.

Konkrétně se může jednat o následující účely:

• objednávky/dodávky našich produktů a související komunikace;
• reklamace dodávek a produktů a související komunikace;
• zasílání obchodních sdělení včetně informací o novinkách a akcích (přičemž každé takovéto sdělení obsahuje možnost snadného odhlášení);
• zlepšování kvality našich služeb a příprava nových;
• provádění analýz a měření s cílem zjistit, jak jsou naše služby (zejména webové stránky) používány.

3.Jaké Vaše osobní údaje zpracováváme?

Shromažďujeme a zpracováváme pouze údaje, které potřebujeme k poskytování služeb, o které jste projevili zájem, a pro výše uvedené účely.

V převážné většině případů se tak jedná o informace, které nám sami sdělíte při osobním setkání, elektronické komunikaci nebo prostřednictvím formulářů na našem webu, a obecné údaje související s Vaším pohybem na našich webových stránkách. Evidujeme pouze základní a obecné údaje pro další komunikaci. Konkrétně se může jednat o následující informace:

• jméno a příjmení
• e-mailová adresa
• telefonní číslo
• IP adresa (při návštěvě našeho webu)
• soubory cookies (při návštěvě našeho webu)

4. Co nás opravňuje Vaše osobní údaje shromažďovat?

Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v případech, kdy k tomu máme legitimní důvody a jednoznačné zákonné oprávnění, a pouze v rozsahu nutném pro splnění účelu, za nímž jste nám je poskytli. V obvyklých případech půjde o zpracování osobních údajů, které:

• je nutné k plnění uzavřené smlouvy nebo pro její uzavření;
• probíhá na základě našeho oprávněného zájmu (personalizace nabídky na webových stránkách, přímý marketing apod.);
• se děje na základě souhlasu, který jste nám udělili; nebo
• je vyžadováno pro splnění naší zákonné povinnosti (ve výjimečných případech).

5. Kde jsou Vaše osobní údaje uloženy a jak jsou zabezpečeny?

Většina Vašich osobních údajů bude zpracovávána v našich elektronických informačních systémech, kde jsou bezpečně uloženy v zašifrované podobě a přístup k nim mají pouze oprávnění uživatelé, kteří je potřebují znát za účelem, ke kterému jste nám své osobní údaje poskytli. Jedná se zejména o firemní:

• ERP systém;
• CRM systém;
• systém pro přímý marketing; nebo
• e-mailový systém.

Některé osobní údaje mohou být uloženy též v listinné podobě, a to buď po přechodnou dobu nutnou k jejich přenesení do našich elektronických systémů, nebo trvale. Fyzické dokumenty obsahující osobní údaje jsou vždy chráněny pomocí vhodných opatření odpovídajících míře jejich citlivosti (zejm. uložení pod zámkem). Vyřazované papírové dokumenty obsahující osobní údaje se vždy skartují.

Ochranu soukromí bereme velmi vážně a pro zabezpečení všech osobních údajů, které máme k dispozici, používáme v přiměřené míře veškeré doporučené postupy a opatření. Přesto nelze nikdy zaručit, že k úniku osobních údajů nedojde. Mimo jiné i z tohoto důvodu nikdy neshromažďujeme a nezpracováváme žádné skutečně citlivé informace a vždy postupujeme tak, jak bychom chtěli, aby druzí nakládali s našimi vlastními osobními údaji.

6. Kdo bude mít přístup k Vašim údajům?

Ochrana Vašich osobních údajů je pro nás velmi důležitá. Přístup k nim tak budou mít pouze naši zaměstnanci, kteří je potřebují znát k dosažení účelu, za nímž byly shromážděny, a v určitých případech též pečlivě vybraní partneři, kteří pro nás zajišťují určité služby. Všichni takovíto partneři jsou smluvně vázáni k tomu, aby při zpracování Vašich osobních údajů dodržovali stejně přísná pravidla, jako bychom údaje zpracovávali přímo my.

K Vašim osobním údajům mohou mít v nutném rozsahu přístup tyto třetí strany:

• poskytovatelé našich IT řešení a systémů;
• společnosti poskytující skladovací, přepravní, logistické a kurýrní služby, s nimiž spolupracujeme na vyřizování Vašich objednávek; a
• auditoři.

Ve zcela výjimečných a přesně definovaných případech můžeme být za základě závazných právních předpisů povinni předat určité Vaše osobní údaje též různým orgánům státní moci (např. celní správy apod.).

7. Jak dlouho Vaše údaje zpracováváme?

Vaše údaje budeme zpracovávat po dobu, kdy budete aktivně využívat naše služby, a z obchodních důvodů ještě další 3 roky poté.

Osobní údaje poskytnuté na základě Vašeho souhlasu budeme zpracovávat po dobu 10 roků (pokud udělený souhlas neodvoláte dříve, což můžete učinit kdykoliv – viz čl. 9) nebo déle, pokud nám udělený souhlas následně obnovíte.

Osobní údaje, které musíme zpracovávat na základě platných právních předpisů, budeme zpracovávat po dobu vyžadovanou příslušnými předpisy. Tyto údaje nejsme oprávněni smazat ani v případě žádosti z Vaší strany.

V této souvislosti bychom rádi připomněli, že osobní údaje nezbytné pro:

• řádné poskytnutí Vámi objednaných služeb; nebo
• splnění našich povinností vyplývajících ze smlouvy mezi Vámi a námi nebo z obecně závazných právních předpisů

musíme bez ohledu na další zpracovávat po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.

8. Musím své osobní údaje poskytnout?

Své osobní údaje nám sdělujete vždy dobrovolně. Bez jejich poskytnutí z Vaší strany však nemusíme být schopni poskytovat Vám určité služby (např. kontaktní údaje pro vyřízení reklamace).

9. Je nutný můj souhlas? Jak ho mohu poskytnout a případně odvolat?

Ke shromažďování a zpracovávání Vašich osobních údajů nepotřebujeme nutně Váš souhlas. Zpracování některých údajů je vyžadováno ze zákona nebo je nutné pro poskytnutí služby.

V případech, kdy to považujeme za etické, Vás nicméně požádáme o udělení dobrovolného souhlasu. Ten nám poskytujete vždy svobodně, pro konkrétní účel a s vědomím toho, jak bude s Vašimi osobními údaji nakládáno. (Tyto informace poskytuje tento přehled.) Souhlas může být poskytnut v papírové podobě nebo elektronicky, prostřednictvím našich webových stránek.

Udělený souhlas se zpracováním osobních údajů můžete kdykoli a bez udání důvodů odvolat, a to buď zasláním e-mailové zprávy na adresu oou@nekton.cz, nebo využitím jiné možnosti nabízené v našich elektronických sděleních nebo na našich webových stánkách. Odvolání souhlasu nemá zpětnou účinnost a týká se pouze dalšího zpracovávání Vašich osobních údajů. Odvolání souhlasu rovněž nemá vliv na případy, kdy Vaše osobní údaje můžeme či musíme zpracovat na jiném právním základě (např. pro plnění smlouvy, splnění našich povinností vyplývajících z právních předpisů apod.).

10. Jaká práva máte v souvislosti s ochranou osobních údajů?

Ke svým osobním údajům, které nám poskytnete, máte práva zakotvená v GDPR a platných právních předpisech. Jedná se zejména o:

• právo kdykoliv odvolat udělený souhlas;
• právo požadovat opravu či doplnění osobních údajů;
• právo požadovat omezení zpracování;
• právo vznést námitku proti zpracování u dozorového úřadu;
• právo být informováni o narušení bezpečnosti osobních údajů;
• právo na výmaz osobních údajů (právo být „zapomenut“); a
• právo informovat se o tom, jaké Vaše osobní údaje zpracováváme.

Některá z uvedených práv můžete uplatnit pouze v určitých případech a při zohlednění omezení vyplývajících z platných předpisů.

11. Jak se odhlásit z přímého marketingu nebo uplatnit svá práva?

Odhlášení z přímého marketingu je velmi snadné – v každé zprávě, kterou od nás dostanete, najdete odkaz umožňující odhlášení jedním kliknutím.

Pro uplatnění svých práv můžete použít e-mailovou adresu oou@nekton.cz.

12. Jak nás můžete kontaktovat?

Budete-li mít jakékoliv dotazy ohledně ochrany osobních údajů, můžete nás kontaktovat:

• e-mailem na adrese oou@nekton.cz; nebo
• poštou na adrese: NEKTON – Vrňata, s.r.o., Plavecká 382, 252 42 Jesenice. Dopis adresujte k rukám zaměstnance pověřeného ochranou osobních údajů.

Kvůli ochraně osobních údajů můžeme před odpovědí požadovat prokázání Vaší totožnosti.